Văn phòng ảo là gì? Dịch vụ văn phòng ảo tại Việt Nam

Với bối cảnh kinh tế hội nhập như hiện nay, mô hình văn phòng ảo cho công ty FDI ngày càng phát triển và phổ biến tại thị trường Việt Nam. Do nhu cầu giảm chi phí để tập trung nguồn lực cho kinh doanh của các doanh nghiệp nên mô hình văn phòng ảo này ra đời nhằm mục đích giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, phát triển khách hàng tiềm năng. Việc sử dụng mô hình văn phòng ảo đem lại nhiều lợi ích và được xem là giải pháp tối ưu nhất cho các nhà đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Văn phòng ảo là gì?

Thuật ngữ “văn phòng ảo” không được quy định trong bất cứ văn bản pháp luật nào mà được đặt và gọi tên bởi những người cung cấp và những người sử dụng dịch vụ này. Có thể hiểu văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng mà nhà đầu tư có thể thuê để dùng làm địa chỉ trụ sở chính cho doanh nghiệp của mình hoặc thuê địa chỉ mở chi nhánh/văn phòng đại diện. Mô hình văn phòng ảo cho phép người dùng sở hữu những tiện ích như một văn phòng thực tế như địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, bộ phận lễ tân, phòng tiếp khách,…

Với các doanh nghiệp/tư nhân bước đầu tiếp cận thị trường kinh doanh, trong môi trường đầy cạnh tranh, khắc nghiệt thì bắt buộc họ phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể tạo ra lợi nhuận và tiếp tục điều hành hoạt động của công ty. Khi đó, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức và dài hạn. Vì vậy, phương án sử dụng dịch vụ văn phòng ảo là lựa chọn hàng đầu. Đây được xem là giải pháp tối ưu giúp các nhà đầu tư tiết kiệm chi phí tối đa.

Mô hình văn phòng ảo phù hợp với những đối tượng nào?

Mô hình văn phòng ảo phù hợp với nhiều đối tượng kinh doanh khác nhau, phổ biến như:

• Công ty/doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí.
• Những cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp.
• Các công ty lớn muốn mở thêm chi nhánh có thể thuê văn phòng ảo để đặt địa chỉ kinh doanh.
• Các nhà đầu tư nước ngoài có nhu cầu thuê văn phòng ảo để làm văn phòng đại diện.
• Các công ty nước ngoài đang hoạt động và đang trong thời gian thăm dò thị trường Việt Nam.

• Doanh nghiệp đang hoạt động cần mở rộng chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc thành lập công ty mới, công ty con,…
• Các chuyên viên tư vấn hoặc các nhóm dự án có nhu cầu sử dụng phòng khách và phòng họp.
• Các startup khởi nghiệp có nhu cầu thành lập công ty hoạt động hợp pháp.
• …

Vì sao công ty FDI nên thuê văn phòng ảo?

Giải quyết các nhu cầu cấp bách về địa chỉ giao dịch

Nhà đầu tư nước ngoài mong muốn thành lập một doanh nghiệp tại Việt Nam để kiếm thêm thu nhập, chuyển tiền lợi nhuận về quốc gia của mình nhưng họ vẫn làm việc tại một công ty khác với tư cách người lao động. Như vậy, công ty FDI thuê văn phòng ảo sẽ không làm việc hoặc không thường xuyên làm việc tại địa điểm đó nhưng họ vẫn có địa chỉ để đăng ký kinh doanh, nhận thư từ từ khách hàng, cơ quan nhà nước và tiếp đối tác.

Khi sử dụng mô hình văn phòng ảo, các công ty FDI có thể yên tâm về địa chỉ giao dịch hợp pháp. Hơn nữa, hệ thống dịch vụ và thông tin liên lạc của văn phòng ảo luôn đảm bảo nhanh chóng, hiện đại. Điều này góp phần giúp cho công ty FDI bước đầu tạo được thiện cảm với khách hàng mục tiêu tại Việt Nam.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Ở bước đầu tiếp cận và thăm dò thị trường, các công ty FDI chắc chắn sẽ gặp trở ngại, khó khăn trong việc lên kế hoạch quản lý tài chính một cách tối ưu nhất. Bởi việc thăm dò thị trường là việc làm mang tính rủi ro cao. Nếu thị trường mục tiêu không khả quan thì bắt buộc doanh nghiệp phải rút lui để hạn chế phát sinh chi phí cũng như tiêu tốn thời gian.

Những vấn đề trở ngại này sẽ được giải quyết nhanh chóng khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. Với mô hình văn phòng ảo, công ty FDI sẽ không cần đầu tư các thiết bị máy móc, chi trả tiền lương cho lễ tân,… Thay vào đó, họ chỉ cần trả một khoản phí nhỏ cho địa chỉ văn phòng đã mua. Mọi việc còn lại đã có bên dịch vụ cho thuê sắp xếp và giải quyết ổn thỏa.

Tạo cảm giác an tâm và chuyên nghiệp

Những công ty FDI khi tiếp cận thị trường Việt Nam chắc chắn sẽ gặp không ít rào cản về ngôn ngữ, văn hóa, lối sống,… Chưa kể, ở một quốc gia hoàn toàn xa lạ phần nào cũng khiến cho tâm lý của đội ngũ nhân viên không được cởi mở và luôn mang cảm giác bất an.

Khi đó, mô hình văn phòng ảo cho công ty FDI chính là “người bạn” đồng hành tuyệt vời nhất. Các nhà đầu tư nước ngoài sẽ cảm thấy an tâm và chuyên nghiệp hơn trên chặng đường khảo sát, đầu tư và phát triển kinh tế tại thị trường Việt Nam.

Tính pháp lý của văn phòng ảo đối với công ty nước ngoài

Theo Luật Doanh Nghiệp định nghĩa: “Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch đảm bảo ổn định. Đồng thời có tài sản được đăng ký nhằm mục đích tổ chức, thực hiện hoạt động kinh doanh”.

Theo Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ xác định, có số fax, số điện thoại và thư điện tử (nếu có).”

Dựa trên những định nghĩa trên có thể thấy rằng, văn phòng ảo là một thuật ngữ không được quy định trong văn bản pháp luật mà phát sinh dựa trên tình hình thực tế. Hiện nay, không có văn bản pháp luật nào quy định bắt buộc một địa điểm chỉ được đặt cho một doanh nghiệp. Pháp luật cũng không đưa ra quy định cấm thuê văn phòng ảo để đăng ký trụ sở hoạt động.

Bởi những nơi cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cũng là một doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và cũng sở hữu những địa chỉ văn phòng hợp pháp để cho thuê. Do đó, việc các công ty FDI sử dụng dịch vụ văn phòng ảo đã trở thành một xu thế tất yếu trong xã hội hiện đại ngày nay.  

Dịch vụ tư vấn cho thuê văn phòng ảo tại LTS LAW

Dưới sự hỗ trợ pháp lý và tư vấn luật chuyên nghiệp từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của LTS LAW, quý khách sẽ được tiếp cận dịch vụ văn phòng ảo chất lượng, uy tín và đảm bảo pháp lý. Khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, quý khách sẽ được đảm bảo mọi mặt về lợi ích: 

• Hỗ trợ về mặt pháp lý chuyên nghiệp từ các chuyên gia luật sư, đảm bảo tính trách nhiệm và hài lòng cao nhất cho quý khách hàng sử dụng dịch vụ.
• Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ và các thủ tục dựa vào thông tin khách hàng cung cấp theo đúng quy định của pháp luật, giúp cá nhân/doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và công sức.

• Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối về thông tin và hồ sơ của cá nhân, doanh nghiệp.
• Hỗ trợ pháp lý trong mọi trường hợp liên quan đến quá trình thành lập doanh nghiệp, các thủ tục liên quan, giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro.

Có thể nói, văn phòng ảo cho công ty FDI là một mô hình dịch vụ mang tính tất yếu trong tình hình hội nhập kinh tế, toàn cầu hóa như hiện nay. Đây cũng là một giải pháp tuyệt vời cho những doanh nghiệp bước đầu “dấn thân” vào thị trường Việt Nam để khởi nghiệp. Liên hệ ngay với LTS LAW nếu quý khách đang có nhu cầu tư vấn và sử dụng dịch vụ văn phòng ảo.

LTS LAW FIRM

Địa chỉ: phòng 602, Lầu 6, 520 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 11, Quận 3, TP. Hồ Chi Minh, Việt Nam.

Email: contact@lts.com.vn

Hotline: (+84) 902 798 066