English
Việc thành lập Văn phòng đại diện (VPĐD) tại Việt Nam không kết thúc khi doanh nghiệp được cấp Giấy phép thành lập. Trong suốt quá trình hoạt động, VPĐD và công ty nước ngoài còn phải thực hiện nhiều nghĩa vụ liên quan đến phạm vi hoạt động, báo cáo, thuế, lao động, người đứng đầu, giấy phép và các yêu cầu tuân thủ khác.
Đối với công ty nước ngoài đang duy trì VPĐD tại Việt Nam, việc hiểu rõ các nghĩa vụ này giúp hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động và bảo đảm VPĐD hoạt động đúng phạm vi được pháp luật cho phép.
Bài viết này trình bày những nghĩa vụ chính của Văn phòng đại diện tại Việt Nam, bao gồm nghĩa vụ của công ty nước ngoài, người đứng đầu VPĐD và chính VPĐD trong quá trình hoạt động.
1. Trách nhiệm của công ty nước ngoài đối với Văn phòng đại diện tại Việt Nam
Công ty nước ngoài phải chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của VPĐD tại Việt Nam.
Điều này có nghĩa là việc thành lập VPĐD không tách rời trách nhiệm của công ty mẹ đối với hoạt động của VPĐD. Công ty nước ngoài cần bảo đảm VPĐD hoạt động đúng phạm vi được cấp phép và tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam có liên quan.
Đối với công ty nước ngoài, việc quản lý VPĐD cần được xem xét trên các phương diện chính:
- Phạm vi hoạt động;
- Người đứng đầu VPĐD;
- Nghĩa vụ báo cáo;
- Nghĩa vụ thuế và tài chính;
- Lao động;
- Giấy phép thành lập;
- Các nghĩa vụ pháp lý khác phát sinh trong quá trình hoạt động.
2. Văn phòng đại diện được thực hiện những hoạt động gì?
Theo quy định, VPĐD thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường và xúc tiến, thúc đẩy cơ hội đầu tư, kinh doanh của công ty mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập VPĐD trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Về bản chất, VPĐD có thể đóng vai trò là đầu mối của công ty nước ngoài tại Việt Nam để:
- Nghiên cứu thị trường: VPĐD có thể tìm hiểu và thu thập thông tin về thị trường Việt Nam nhằm hỗ trợ công ty nước ngoài đánh giá cơ hội và xây dựng kế hoạch hoạt động.
- Xúc tiến cơ hội kinh doanh: VPĐD có thể thực hiện các hoạt động xúc tiến trong phạm vi pháp luật cho phép.
- Văn phòng liên lạc: VPĐD có thể duy trì liên lạc giữa công ty nước ngoài với khách hàng, đối tác và các bên liên quan tại Việt Nam.
Tuy nhiên, VPĐD phải hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong Giấy phép thành lập.
3. Những hoạt động Văn phòng đại diện không được thực hiện
Một trong những nghĩa vụ quan trọng nhất của VPĐD là không vượt quá phạm vi hoạt động được pháp luật cho phép.
Theo Điều 18 Luật Thương mại, VPĐD có các nghĩa vụ sau:
- Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
- Chỉ được thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi pháp luật cho phép: Các hoạt động xúc tiến thương mại của VPĐD phải nằm trong phạm vi được Luật Thương mại và các quy định có liên quan cho phép.
- Không được tự mình giao kết hợp đồng trong phạm vi bị hạn chế: VPĐD không được giao kết hợp đồng, sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng đã giao kết của công ty nước ngoài, trừ trường hợp người đứng đầu VPĐD có giấy ủy quyền hợp pháp của công ty nước ngoài hoặc thuộc các trường hợp được pháp luật cho phép.
- Thực hiện nghĩa vụ tài chính: VPĐD phải nộp thuế, phí, lệ phí và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Báo cáo hoạt động: VPĐD phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo hoạt động theo quy định pháp luật Việt Nam.
Các giới hạn này là một trong những điểm quan trọng nhất mà công ty nước ngoài cần xem xét khi vận hành VPĐD tại Việt Nam.
4. Nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện
Người đứng đầu VPĐD có trách nhiệm trực tiếp đối với hoạt động của mình và của VPĐD trong phạm vi được công ty nước ngoài ủy quyền.
Trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền
- Người đứng đầu VPĐD chịu trách nhiệm trước công ty nước ngoài về hoạt động của mình và của VPĐD trong phạm vi được ủy quyền.
- Nếu thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được công ty nước ngoài ủy quyền, người đứng đầu VPĐD phải chịu trách nhiệm về các hoạt động đó.
Trường hợp người đứng đầu xuất cảnh khỏi Việt Nam
- Khi người đứng đầu VPĐD xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đứng đầu phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo quy định pháp luật.
- Việc ủy quyền phải được công ty nước ngoài đồng ý.
- Người đứng đầu VPĐD vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
Trường hợp vắng mặt quá 30 ngày
- Nếu người đứng đầu VPĐD không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, hoặc trong trường hợp người đứng đầu chết, mất tích, bị tạm giam, bị kết án tù hoặc bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự, công ty nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu VPĐD.
5. Người đứng đầu Văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm những chức vụ nào?
Người đứng đầu VPĐD của một công ty nước ngoài không được đồng thời đảm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một công ty nước ngoài;
- Người đứng đầu Chi nhánh của một công ty nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của công ty nước ngoài đó hoặc một công ty nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Những hạn chế này cần được xem xét ngay từ thời điểm bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD và trong suốt quá trình hoạt động.
Ngoài ra, nếu người đứng đầu VPĐD được công ty nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng đã giao kết, việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản cho từng lần giao kết, sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng theo quy định.
6. Nghĩa vụ báo cáo của Văn phòng đại diện
Báo cáo hoạt động là một trong những nghĩa vụ tuân thủ quan trọng của VPĐD.
Theo quy định, trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, VPĐD có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
Ngoài báo cáo định kỳ, VPĐD còn có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề liên quan đến hoạt động của mình khi được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Doanh nghiệp cần lưu ý
Nghĩa vụ báo cáo không chỉ dừng ở việc nộp báo cáo hàng năm. VPĐD cần duy trì thông tin và hồ sơ liên quan đến hoạt động để có thể cung cấp hoặc giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Dịch vụ liên quan: LTS LAW hỗ trợ Thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
7. Nghĩa vụ về thuế và tài chính
VPĐD không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam, nhưng vẫn có các nghĩa vụ về thuế và tài chính theo quy định.
Theo Luật Thương mại, VPĐD có nghĩa vụ:
- Nộp thuế;
- Nộp phí;
- Nộp lệ phí;
- Thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định pháp luật Việt Nam.
Đối với người lao động làm việc tại VPĐD, doanh nghiệp cũng cần thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến thuế thu nhập cá nhân và các nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia.
VPĐD cần duy trì đầy đủ hồ sơ liên quan đến người lao động, tiền lương, thuế và các khoản chi phí hoạt động.
Ví dụ
Một VPĐD của công ty nước ngoài có nhân viên Việt Nam phải thực hiện các nghĩa vụ về thuế thu nhập cá nhân và các nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc theo quy định đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia.
8. Nghĩa vụ về lao động và tuyển dụng
VPĐD được tuyển dụng lao động là người Việt Nam và người nước ngoài để làm việc tại VPĐD theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Đây là một trong các quyền được ghi nhận tại Điều 17 Luật Thương mại. Đồng thời, việc tuyển dụng và sử dụng lao động phải tuân thủ các quy định pháp luật lao động có liên quan.
Đối với người lao động nước ngoài, VPĐD cần xem xét các yêu cầu về quyền làm việc tại Việt Nam, bao gồm Giấy phép lao động hoặc trường hợp thuộc diện không phải cấp Giấy phép lao động theo quy định.
Đối với người lao động Việt Nam và người lao động nước ngoài thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc, VPĐD cần thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm theo quy định.
Dịch vụ liên quan: LTS LAW cung cấp [Dịch vụ Giấy phép lao động tại Việt Nam] và hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan đến người lao động nước ngoài.
9. Nghĩa vụ liên quan đến Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
VPĐD phải hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong Giấy phép thành lập.
Trong quá trình hoạt động, nếu có thay đổi liên quan đến các thông tin được ghi nhận trên Giấy phép, VPĐD có thể phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc cấp lại Giấy phép trong các trường hợp pháp luật quy định.
Các nội dung có thể liên quan đến:
- Địa chỉ Văn phòng đại diện;
- Người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Thông tin của công ty mẹ;
- Các thông tin khác được ghi nhận trong Giấy phép.
Do đó, công ty nước ngoài cần chủ động theo dõi các thông tin trên Giấy phép và thực hiện thủ tục điều chỉnh khi có thay đổi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.
10. Nghĩa vụ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Giấy phép thành lập VPĐD có thời hạn hoạt động nhất định. Công ty nước ngoài cần theo dõi thời hạn của Giấy phép và chủ động thực hiện thủ tục gia hạn khi có nhu cầu tiếp tục duy trì hoạt động của VPĐD.
Việc tiếp tục hoạt động khi Giấy phép đã hết hạn và không được gia hạn có thể dẫn đến xử phạt theo quy định.
Nếu công ty nước ngoài muốn tiếp tục duy trì VPĐD, việc chuẩn bị hồ sơ gia hạn cần được thực hiện trước thời hạn để tránh gián đoạn hoạt động.
Tìm hiểu thêm: [Thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam]
11. Tài khoản ngân hàng, trụ sở và con dấu
Theo Luật Thương mại, VPĐD có quyền:
- Thuê trụ sở;
- Thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động;
- Mở tài khoản bằng ngoại tệ và bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam;
- Chỉ sử dụng tài khoản phục vụ hoạt động của VPĐD;
- Có con dấu mang tên VPĐD theo quy định pháp luật Việt Nam.
Do đó, trong quá trình hoạt động, VPĐD cần bảo đảm:
- Có địa điểm đặt trụ sở phù hợp;
- Hoạt động đúng địa chỉ ghi trên Giấy phép;
- Tài khoản ngân hàng được sử dụng đúng mục đích;
- Con dấu được quản lý và sử dụng đúng quy định.
12. Các hành vi vi phạm và mức xử phạt
Việc không tuân thủ các quy định về thành lập và hoạt động của VPĐD có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
Phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng
Áp dụng đối với một số hành vi như:
- Kê khai không trung thực nội dung trong hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, điều chỉnh hoặc gia hạn Giấy phép;
- Không thực hiện việc niêm yết công khai theo quy định khi chấm dứt hoạt động của VPĐD.
Phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng
Một số hành vi thuộc nhóm này bao gồm:
- Không có địa điểm đặt trụ sở VPĐD;
- Cho thuê lại trụ sở VPĐD;
- Hoạt động không đúng địa chỉ ghi trong Giấy phép;
- Không thực hiện báo cáo định kỳ hoặc báo cáo không trung thực;
- Không báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;
- Không làm thủ tục điều chỉnh hoặc cấp lại Giấy phép trong các trường hợp pháp luật quy định;
- Viết thêm, tẩy xóa hoặc sửa chữa làm thay đổi nội dung Giấy phép.
Phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng
Bao gồm một số hành vi như:
- Giả mạo giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ;
- Hoạt động không đúng nội dung ghi trong Giấy phép;
- Người đứng đầu VPĐD kiêm nhiệm người đứng đầu Chi nhánh của cùng công ty nước ngoài hoặc công ty nước ngoài khác;
- Người đứng đầu VPĐD kiêm nhiệm người đại diện theo pháp luật của công ty nước ngoài;
- Người đứng đầu VPĐD kiêm nhiệm người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam;
- Thuê, mượn hoặc cho thuê, cho mượn Giấy phép thành lập VPĐD.
Phạt từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng
Áp dụng đối với một số hành vi như:
- Tiếp tục hoạt động sau khi công ty nước ngoài đã chấm dứt hoạt động;
- Tiếp tục hoạt động sau khi cơ quan có thẩm quyền thu hồi Giấy phép hoặc Giấy phép đã hết hạn mà không được gia hạn.
Ngoài phạt tiền, một số hành vi còn có thể bị áp dụng hình thức xử phạt bổ sung, bao gồm tịch thu tang vật hoặc tước quyền sử dụng Giấy phép thành lập VPĐD trong thời hạn từ 01 tháng đến 03 tháng.
Trong một số trường hợp, còn có thể áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm.
13. Những nghĩa vụ quan trọng cần theo dõi trong quá trình hoạt động
Có thể tóm tắt các nghĩa vụ chính của VPĐD tại Việt Nam thành các nhóm sau:
1. Phạm vi hoạt động
Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được ghi nhận trong Giấy phép.
2. Người đứng đầu
Bảo đảm người đứng đầu thực hiện đúng phạm vi ủy quyền và không kiêm nhiệm các chức vụ bị pháp luật hạn chế.
3. Báo cáo
Thực hiện báo cáo định kỳ và cung cấp thông tin, tài liệu hoặc giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
4. Thuế và tài chính
Thực hiện nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính khác.
5. Lao động
Tuân thủ quy định về tuyển dụng, sử dụng lao động, Giấy phép lao động và bảo hiểm bắt buộc.
6. Giấy phép
Theo dõi thông tin trên Giấy phép và thực hiện điều chỉnh, cấp lại hoặc gia hạn khi thuộc trường hợp pháp luật quy định.
7. Trụ sở, tài khoản và con dấu
Duy trì trụ sở phù hợp, sử dụng tài khoản đúng mục đích và quản lý con dấu theo quy định.
14. LTS LAW hỗ trợ tuân thủ hoạt động Văn phòng đại diện
LTS LAW tư vấn và hỗ trợ các công ty nước ngoài trong việc duy trì hoạt động VPĐD phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam.
Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm:
- Tư vấn phạm vi hoạt động của VPĐD;
- Tư vấn nghĩa vụ báo cáo;
- Hỗ trợ điều chỉnh và gia hạn Giấy phép;
- Tư vấn về người đứng đầu VPĐD;
- Tư vấn thuế và các nghĩa vụ tài chính;
- Tư vấn lao động và Giấy phép lao động;
- Tư vấn về bảo hiểm và các nghĩa vụ liên quan;
- Rà soát các vấn đề tuân thủ trong quá trình hoạt động.
[Tìm hiểu về Thủ tục chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam]
Việc thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam chỉ là bước đầu. Trong suốt quá trình hoạt động, VPĐD và công ty nước ngoài cần duy trì sự tuân thủ đối với nhiều nhóm nghĩa vụ, từ phạm vi hoạt động, người đứng đầu, báo cáo, thuế và lao động đến Giấy phép, trụ sở, tài khoản ngân hàng và con dấu.
Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các biện pháp xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến khả năng tiếp tục hoạt động của VPĐD.
Do đó, công ty nước ngoài nên chủ động rà soát các nghĩa vụ pháp lý của VPĐD và thực hiện các thủ tục cần thiết khi có thay đổi trong quá trình hoạt động.
Bạn cần hỗ trợ về nghĩa vụ và tuân thủ của Văn phòng đại diện tại Việt Nam?
Liên hệ LTS LAW để được tư vấn về phạm vi hoạt động, báo cáo, Giấy phép, thuế, lao động và các vấn đề tuân thủ liên quan.
Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và tham khảo chung, không cấu thành tư vấn pháp lý. Việc áp dụng các quy định pháp luật và thủ tục có thể khác nhau tùy thuộc vào hồ sơ, hoàn cảnh cụ thể và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi công ty được thành lập.
Để nhận được tư vấn phù hợp với trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ LTS LAW FIRM để được trao đổi và hỗ trợ pháp lý.
Công ty Luật LTS LAW
Tầng 6, 520 Cách Mạng Tháng Tám
Phường Nhiêu Lộc, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Tel: 0965 000 524
Email: contact@lts.com.vn
