English
Khi không còn nhu cầu duy trì sự hiện diện tại Việt Nam, công ty nước ngoài có thể thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện (VPĐD).
Việc chấm dứt hoạt động hay giải thể VPĐD không chỉ dừng lại ở việc nộp hồ sơ tại cơ quan cấp Giấy phép. Công ty nước ngoài và VPĐD còn phải hoàn tất các nghĩa vụ liên quan đến thuế, bảo hiểm xã hội, người lao động, tài khoản ngân hàng, con dấu và các thủ tục pháp lý khác trước khi hoàn tất việc chấm dứt hoạt động để giải thể VPĐD tại Việt Nam
Bài viết dưới đây trình bày các trường hợp chấm dứt hoạt động, hồ sơ cần chuẩn bị, trình tự thực hiện và những vấn đề cần lưu ý khi chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.
Bạn đang có kế hoạch đóng cửa Văn phòng đại diện tại Việt Nam?
LTS LAW tư vấn và hỗ trợ thủ tục Chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại Việt Nam từ việc chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất các thủ tục liên quan.
1. Khi nào Văn phòng đại diện phải chấm dứt hoạt động?
Theo quy định tại Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:
1. Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.
2. Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
3. Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
4. Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
5. Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
6. Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện không còn đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Nghị định này.
Như vậy, việc chấm dứt hoạt động VPĐD không chỉ xảy ra khi công ty nước ngoài chủ động đóng cửa. VPĐD cũng có thể chấm dứt hoạt động do hết thời hạn Giấy phép, không được gia hạn, bị thu hồi Giấy phép hoặc không còn đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật.
2. Hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện
Theo Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ chấm dứt hoạt động VPĐD gồm 01 bộ hồ sơ.
1. Thông báo về việc chấm dứt hoạt động
Thông báo về việc chấm dứt hoạt động VPĐD theo mẫu của Bộ Công Thương và do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký.
2. Văn bản liên quan đến việc không gia hạn hoặc thu hồi Giấy phép
Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép về việc không gia hạn Giấy phép thành lập VPĐD hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập VPĐD, tùy từng trường hợp.
3. Danh sách chủ nợ và các khoản nợ chưa thanh toán
Bao gồm cả:
- Nợ thuế;
- Nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
- Các khoản nợ khác chưa thanh toán.
4. Danh sách người lao động
Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động.
5. Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
VPĐD phải nộp bản chính Giấy phép thành lập VPĐD.
Theo quy định, công ty nước ngoài và người đứng đầu VPĐD chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động VPĐD.
Trường hợp chuyển địa điểm sang tỉnh, thành phố khác
Đối với trường hợp VPĐD chấm dứt hoạt động tại một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý để chuyển địa điểm đặt trụ sở sang một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác, hồ sơ chấm dứt hoạt động chỉ bao gồm:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động; và
- Bản chính Giấy phép thành lập VPĐD.
3. Trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện
Việc chấm dứt hoạt động VPĐD cần được thực hiện theo từng bước, đồng thời hoàn tất nghĩa vụ tại các cơ quan có liên quan.
Bước 1 — Quyết định chấm dứt hoạt động và giải quyết quyền lợi người lao động
Công ty nước ngoài ra quyết định chấm dứt hoạt động VPĐD, thông báo cho người lao động và thực hiện việc giải quyết các chế độ, quyền lợi liên quan đến người lao động theo quy định.
Bước 2 — Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động
Công ty nước ngoài nộp hồ sơ thông chấm dứt hoạt động VPĐD trực tuyến đến Cơ quan cấp Giấy phép. Sau đó, thông thường, Cơ quan cấp phép sẽ ra thông báo yêu cầu VPĐD phải hoàn tất các thủ tục có liên quan để hoàn tất việc chấm dứt hoạt động của VPĐD.
Bước 3 — Hoàn tất các thủ tục tại cơ quan có liên quan
Sau khi thực hiện thủ tục thông báo chấm dứt hoạt động, công ty nước ngoài và VPĐD cần tiếp tục hoàn tất các nghĩa vụ liên quan để kết thúc hoạt động của VPĐD.
3.1. Chấm dứt hiệu lực mã số thuế
VPĐD thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế với cơ quan thuế. Hồ sơ gồm:
- Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
- Quyết định chấm dứt hoạt động VPĐD;
- Bản sao Giấy phép hoạt động VPĐD;
- Bản sao Thông báo mã số thuế của VPĐD.
Cơ quan thuế thực hiện quyết toán thuế của VPĐD, đồng thời quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với người đứng đầu VPĐD là người nước ngoài và người lao động làm việc tại VPĐD.
Lưu ý: Việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế là một bước quan trọng trong quá trình đóng cửa VPĐD. Do đó, nghĩa vụ thuế cần được rà soát và xử lý trước khi hoàn tất toàn bộ thủ tục.
3.1. Hoàn tất nghĩa vụ bảo hiểm xã hội
VPĐD liên hệ và làm việc với cơ quan Bảo hiểm xã hội để hoàn tất các chế độ và nghĩa vụ liên quan đến người lao động làm việc tại VPĐD.
3.2. Đóng tài khoản ngân hàng
Sau khi cơ quan thuế hoàn tất quyết toán và ban hành văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của VPĐD, VPĐD thực hiện thủ tục đóng tài khoản ngân hàng đã mở.
3.3. Trả con dấu
VPĐD làm việc với cơ quan Công an địa phương để thực hiện thủ tục trả con dấu theo quy định.
Bước 4 — Nộp hồ sơ hoàn tất chấm dứt hoạt động
Sau khi đã hoàn tất tất cả các thủ tục trên, VPĐD nộp hồ sơ trả bản gốc giấy phép thành lập VPĐD cho cơ quan cấp phép.
5. Cơ quan nào tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện?
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ phụ thuộc vào địa điểm đặt trụ sở của VPĐD.
- Đối với Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Hồ sơ được nộp tại Sở Công Thương tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Đối với Văn phòng đại diện đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Hồ sơ được nộp tại Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao có thẩm quyền.
6. Các nghĩa vụ khác khi chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện
Ngoài việc thực hiện hồ sơ chấm dứt hoạt động, thương nhân nước ngoài và VPĐD còn phải thực hiện các nghĩa vụ liên quan theo quy định.
Niêm yết công khai việc chấm dứt hoạt động
Thương nhân nước ngoài và VPĐD phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của VPĐD.
Thanh toán các khoản nợ
Thương nhân nước ngoài có VPĐD đã chấm dứt hoạt động chịu trách nhiệm:
- Thực hiện các hợp đồng;
- Thanh toán các khoản nợ, bao gồm cả nợ thuế;
- Giải quyết đầy đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động đã làm việc tại VPĐD.
Đây là các nghĩa vụ được quy định tại Điều 38 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
7. Lưu ý về thuế khi chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện
Thuế thường là một trong những nội dung cần được xử lý trước khi hoàn tất việc đóng cửa VPĐD.
Khi thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động, VPĐD phải thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và quyết toán thuế.
Cơ quan thuế đồng thời thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với người đứng đầu VPĐD là người nước ngoài và người lao động tại VPĐD.
Trong quá trình kiểm tra và quyết toán, nếu VPĐD phát sinh vi phạm về thuế, VPĐD phải hoàn thành các nghĩa vụ thuế và tiền phạt, nếu có, trước khi cơ quan thuế ban hành thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát các nghĩa vụ thuế trước khi bắt đầu thủ tục đóng cửa để hạn chế việc hồ sơ bị kéo dài do còn nghĩa vụ chưa hoàn tất.
8. Lệ phí chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện
Theo quy định hiện hành, thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không mất lệ phí nhà nước. Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện cũng thể hiện mức phí, lệ phí của thủ tục này là 0 đồng.
Lưu ý rằng việc không có lệ phí nhà nước không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không phát sinh các chi phí khác trong quá trình đóng cửa, chẳng hạn chi phí xử lý hồ sơ, dịch thuật, hợp pháp hóa tài liệu hoặc các chi phí dịch vụ liên quan nếu có.
9. Ai có thẩm quyền ký hồ sơ chấm dứt Văn phòng đại diện?
Thương nhân nước ngoài chịu trách nhiệm ký hồ sơ chấm dứt hoạt động VPĐD và có trách nhiệm trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân phù hợp để hoàn thiện thủ tục chấm dứt hoạt động VPĐD tại Việt Nam.
Theo quy định, thương nhân nước ngoài và người đứng đầu VPĐD chấm dứt hoạt động cùng chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động.
Do đó, việc ủy quyền thực hiện thủ tục không làm thay đổi trách nhiệm của các chủ thể có liên quan đối với hồ sơ đã nộp.
10. Những việc cần hoàn tất khi đóng cửa Văn phòng đại diện
Có thể tóm tắt quá trình chấm dứt hoạt động VPĐD thành các nhóm công việc chính:
1. Quyết định chấm dứt: Công ty nước ngoài ra quyết định và thông báo cho người lao động.
2. Hồ sơ chấm dứt hoạt động: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đến Cơ quan cấp Giấy phép.
3. Thuế: Hoàn tất quyết toán và thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
4. Người lao động: Giải quyết các quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến người lao động.
5. Bảo hiểm xã hội: Hoàn tất các thủ tục với cơ quan Bảo hiểm xã hội.
6. Ngân hàng: Đóng tài khoản ngân hàng của VPĐD.
7. Con dấu: Thực hiện thủ tục trả con dấu cho cơ quan Công an địa phương.
8. Cơ quan cấp phép: Hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động VPĐD với cơ quan có thẩm quyền.
9. Nghĩa vụ còn lại: Thanh toán các khoản nợ, thực hiện các hợp đồng còn tồn tại và giải quyết đầy đủ quyền lợi hợp pháp của người lao động.
11. LTS LAW hỗ trợ thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện
LTS LAW tư vấn và hỗ trợ công ty nước ngoài trong quá trình chấm dứt hoạt động VPĐD tại Việt Nam.
Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm:
- Tư vấn điều kiện và trình tự chấm dứt hoạt động;
- Rà soát và chuẩn bị hồ sơ;
- Đại diện/ủy quyền thực hiện thủ tục với Cơ quan cấp Giấy phép;
- Hỗ trợ tìm kiếm đơn vị kế toán để thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
- Hỗ trợ tìm kiếm đơn vị kế toán để giải quyết các vấn đề liên quan đến người lao động và bảo hiểm xã hội;
- Hỗ trợ thủ tục đóng tài khoản ngân hàng;
- Hỗ trợ thủ tục về con dấu;
- Hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động VPĐD.
Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch đóng cửa VPĐD, việc rà soát các nghĩa vụ còn tồn đọng trước khi nộp hồ sơ có thể giúp quá trình chấm dứt được tổ chức đầy đủ và hạn chế phát sinh vấn đề trong quá trình xử lý.
[Tìm hiểu Các nghĩa vụ mà Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài phải tuân thủ tại Việt Nam]
Chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là một quy trình gồm nhiều bước, không chỉ bao gồm việc nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động với cơ quan cấp phép.
Doanh nghiệp cần đồng thời xử lý các vấn đề về thuế, người lao động, bảo hiểm xã hội, tài khoản ngân hàng, con dấu và các nghĩa vụ pháp lý còn tồn đọng trước khi hoàn tất quá trình đóng cửa VPĐD.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và rà soát các nghĩa vụ liên quan ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình chấm dứt hoạt động và hạn chế các vấn đề phát sinh.
Bạn đang có kế hoạch chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại Việt Nam?
Liên hệ LTS LAW để được tư vấn về hồ sơ, trình tự và các thủ tục liên quan.
Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và tham khảo chung, không cấu thành tư vấn pháp lý. Việc áp dụng các quy định pháp luật và thủ tục có thể khác nhau tùy thuộc vào hồ sơ, hoàn cảnh cụ thể và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi công ty được thành lập.
Để nhận được tư vấn phù hợp với trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ LTS LAW FIRM để được trao đổi và hỗ trợ pháp lý.
Công ty Luật LTS LAW
Tầng 6, 520 Cách Mạng Tháng Tám
Phường Nhiêu Lộc, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Tel: 0965 000 524
Email: contact@lts.com.vn
