Nghị định 371/2026/NĐ-CP: Quy định mới về tuyển dụng và quản lý người lao động Việt Nam

Ngày 25/9/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 371/2026/NĐ-CP quy định chi tiết việc tuyển dụng và quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho các tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Nghị định 371/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/11/2026. Kể từ thời điểm này, các quy định tương ứng về tuyển dụng và quản lý người lao động Việt Nam tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, sẽ không còn được áp dụng.

Nghị định 371 không chỉ thay đổi một số thủ tục tuyển dụng mà còn thiết lập khung quản lý người lao động xuyên suốt từ tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, quản lý trong quá trình làm việc đến khi chấm dứt hợp đồng.

Đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài đang sử dụng hoặc dự kiến tuyển dụng người lao động Việt Nam, việc đầu tiên cần thực hiện là xác định Nghị định 371/2026/NĐ-CP có áp dụng đối với tổ chức của mình hay không trước khi cập nhật các quy trình nhân sự nội bộ.

1. Nghị định 371/2026/NĐ-CP áp dụng cho những tổ chức, cá nhân nào?

Theo Điều 3 Nghị định 371, các tổ chức nước ngoài tại Việt Nam thuộc phạm vi điều chỉnh bao gồm:

• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài;
• Văn phòng đại diện của các tổ chức quốc tế thuộc hệ thống Liên hợp quốc, tổ chức liên chính phủ và tổ chức khu vực hoặc tiểu khu vực;
• Văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài thuộc Chính phủ;
• Văn phòng thường trú của các hãng thông tấn, báo chí, phát thanh và truyền hình nước ngoài;
• Tổ chức phi chính phủ nước ngoài có giấy đăng ký do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

Đối với cá nhân nước ngoài, Nghị định áp dụng đối với cá nhân nước ngoài làm việc cho các tổ chức nêu trên và có sử dụng người lao động Việt Nam.

Do đó, Nghị định 371/2026/NĐ-CP không áp dụng theo một cơ chế chung cho tất cả tổ chức, cá nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. Việc xác định chính xác loại hình pháp lý và hình thức hoạt động của tổ chức là bước quan trọng trước khi áp dụng các thủ tục tuyển dụng và quản lý người lao động.

2. Văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài có thuộc Nghị định 371 không?

Đây là một trong những điểm đáng lưu ý của Nghị định 371.

Theo Điều 14, việc tuyển dụng và quản lý người lao động Việt Nam làm việc tại văn phòng đại diện tại Việt Nam của các tổ chức nước ngoài hoạt động trong các lĩnh vực:

• Kinh tế;
• Thương mại;
• Tài chính;
• Ngân hàng;
• Bảo hiểm;
• Khoa học và công nghệ;
• Văn hóa;
• Giáo dục;
• Y tế;
• Tư vấn pháp luật nước ngoài;

được thực hiện theo Bộ luật Lao động và các quy định pháp luật có liên quan.

Quy định này có sự khác biệt so với cơ chế trước đây tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Theo Nghị định 152, các văn phòng đại diện hoạt động trong những lĩnh vực nêu trên thuộc nhóm “tổ chức nước ngoài tại Việt Nam” và chịu sự điều chỉnh của cơ chế tuyển dụng, quản lý người lao động theo Nghị định này.

Vì vậy, từ ngày 15/11/2026, các văn phòng đại diện thuộc nhóm trên không nên mặc nhiên tiếp tục áp dụng toàn bộ thủ tục của Nghị định 371 chỉ vì trước đây thuộc phạm vi của Nghị định 152.

Trước khi cập nhật quy trình tuyển dụng, doanh nghiệp và tổ chức nên rà soát loại hình pháp lý, giấy phép thành lập và các quy định chuyên ngành có liên quan.

3. Nghị định 371 quy định gì về tuyển dụng người lao động Việt Nam?

Khi tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thuộc phạm vi Nghị định 371 có nhu cầu tuyển dụng người lao động Việt Nam, tổ chức hoặc cá nhân đó phải thông báo nhu cầu tuyển dụng với cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền quản lý.

Thông báo phải thể hiện các thông tin về:

• Vị trí cần tuyển;
• Số lượng người lao động cần tuyển.

Đồng thời, thông tin tuyển dụng phải được công khai thông qua một trong các phương thức theo quy định, bao gồm hệ thống thông tin về việc làm hoặc website chính thức của tổ chức.

Sau khi thực hiện việc thông báo và công khai thông tin tuyển dụng, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài có thể:

• Trực tiếp tuyển dụng người lao động; hoặc
• Đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hỗ trợ lựa chọn và giới thiệu ứng viên.

Đối với các tổ chức thường xuyên tuyển dụng người lao động Việt Nam, yêu cầu này nên được đưa thành một bước bắt buộc trong quy trình tuyển dụng nội bộ.

Việc tuyển dụng trước rồi mới thực hiện thông báo có thể khiến trình tự tuyển dụng không phù hợp với yêu cầu của Nghị định 371.

4. Sau khi ký hợp đồng lao động phải thực hiện những thủ tục gì?

Nghị định 371 thiết lập một thủ tục quản lý riêng sau khi tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài ký hợp đồng lao động với người lao động Việt Nam.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng lao động, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài phải thông báo cho cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền quản lý.

Thông báo bao gồm các thông tin:

• Họ và tên người lao động;
• Số định danh cá nhân;
• Vị trí công việc;
• Ngày bắt đầu làm việc.

Thông báo có thể được thực hiện trực tiếp, qua đường bưu chính hoặc bằng phương thức điện tử thông qua địa chỉ email chính thức của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.

Trong cùng thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng lao động, người lao động Việt Nam cũng có trách nhiệm nộp hồ sơ quản lý của mình cho cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.

Sau khi nhận được thông báo của tổ chức, cá nhân nước ngoài và hồ sơ đầy đủ của người lao động, cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền có thời hạn 10 ngày làm việc để thông báo xác nhận việc tiếp nhận quản lý người lao động.

So với quy định trước đây tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn thông báo của tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài đã được thay đổi từ 7 ngày làm việc thành 10 ngày làm việc.

5. Hồ sơ quản lý người lao động Việt Nam gồm những gì?

Theo Nghị định 371, hồ sơ quản lý người lao động Việt Nam bao gồm:

1. Phiếu thông tin của người lao động theo mẫu quy định;
2. Bản sao hợp đồng lao động được ký giữa người lao động Việt Nam và tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài;
3. Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình phổ biến chính sách, pháp luật của Nhà nước theo mẫu quy định.

Tại thời điểm mới ký hợp đồng lao động, người lao động có thể chưa có giấy chứng nhận hoàn thành chương trình phổ biến chính sách, pháp luật.

Trong trường hợp này, trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng, người lao động trước tiên nộp phiếu thông tin cá nhân và bản sao hợp đồng lao động. Giấy chứng nhận sẽ được bổ sung vào hồ sơ sau khi người lao động hoàn thành chương trình.

Người lao động có trách nhiệm cập nhật hồ sơ khi thông tin cá nhân thay đổi hoặc khi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền yêu cầu.

Mặc dù trách nhiệm trực tiếp nộp hồ sơ thuộc về người lao động, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài có trách nhiệm tạo điều kiện để người lao động hoàn thiện hồ sơ và thực hiện các thủ tục quản lý liên quan.

6. Người lao động phải hoàn thành chương trình phổ biến chính sách, pháp luật trong 6 tháng

Một điểm đáng chú ý của Nghị định 371/2026/NĐ-CP là người lao động Việt Nam thuộc phạm vi điều chỉnh phải hoàn thành chương trình phổ biến chính sách, pháp luật của Nhà nước trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày ký hợp đồng lao động.

Sau khi hoàn thành chương trình, người lao động được cấp giấy chứng nhận theo mẫu quy định. Giấy chứng nhận này sẽ được bổ sung vào hồ sơ quản lý người lao động.

Tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài có trách nhiệm tạo điều kiện để người lao động tham gia chương trình trong thời gian làm việc.

Về mặt quản lý nhân sự, bộ phận HR nên theo dõi đồng thời:

• Ngày ký hợp đồng lao động;
• Thời hạn 6 tháng;
• Tình trạng hoàn thành chương trình;
• Giấy chứng nhận cần bổ sung vào hồ sơ.

Việc theo dõi thời hạn này nên được tích hợp vào hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự nội bộ.

7. Có phải thông báo khi chấm dứt hợp đồng lao động không?

Có.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài phải gửi thông báo bằng văn bản cho cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền quản lý, trong đó nêu rõ lý do chấm dứt hợp đồng.

Thông báo có thể được thực hiện trực tiếp, qua đường bưu chính hoặc bằng phương thức điện tử theo quy định.

Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo, cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền có trách nhiệm:

• Xác nhận việc chấm dứt quản lý người lao động;
• Trả hồ sơ quản lý người lao động theo quy định.

Do đó, nghĩa vụ thông báo này nên được đưa vào quy trình offboarding của tổ chức cùng với các công việc khác như thanh toán các khoản liên quan, thủ tục bảo hiểm xã hội, bàn giao công việc và hoàn trả tài sản của tổ chức.

8. Tổ chức sử dụng lao động cho thuê lại cần lưu ý gì?

Nghị định 371 cũng có quy định riêng đối với trường hợp tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài sử dụng người lao động được cung cấp thông qua doanh nghiệp cho thuê lại lao động.

Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu sử dụng dịch vụ cho thuê lại lao động, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài phải thông báo cho cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền về việc sử dụng dịch vụ này theo mẫu quy định.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cho thuê lại lao động có trách nhiệm gửi danh sách người lao động cho thuê lại trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày người lao động được cho thuê lại.

Doanh nghiệp cho thuê lại lao động cũng phải thực hiện báo cáo hằng năm về hoạt động cho thuê lại lao động trước ngày 15/12 hằng năm.

Vì vậy, các tổ chức sử dụng lao động cho thuê lại cần rà soát cả nghĩa vụ chung về cho thuê lại lao động theo pháp luật Việt Nam và các nghĩa vụ thông báo, báo cáo riêng theo Nghị định 371.

9. Tổ chức, cá nhân nước ngoài phải thực hiện báo cáo hằng năm

Ngoài các thủ tục phát sinh khi tuyển dụng hoặc chấm dứt hợp đồng, Nghị định 371 còn đặt ra nghĩa vụ báo cáo hằng năm.

Trước ngày 15/12 hằng năm, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài phải gửi thông tin về tình hình tuyển dụng và sử dụng người lao động Việt Nam cho cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền quản lý theo mẫu quy định.

Báo cáo có thể được thực hiện trực tiếp, qua đường bưu chính hoặc bằng phương thức điện tử theo quy định.

Đối với các tổ chức có số lượng lớn người lao động Việt Nam, việc cập nhật dữ liệu nhân sự thường xuyên trong năm sẽ giúp hạn chế việc phải rà soát và tổng hợp lại toàn bộ hồ sơ ngay trước thời hạn báo cáo.

10. Cơ quan nào có thẩm quyền quản lý người lao động Việt Nam?

Theo Điều 5 Nghị định 371, cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài thuộc phạm vi Nghị định là các cơ quan, tổ chức được Bộ Ngoại giao phân cấp, ủy quyền, giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc lựa chọn thông qua đấu thầu để thực hiện việc quản lý người lao động Việt Nam theo quy định pháp luật.

Đây cũng là nội dung các tổ chức nước ngoài cần rà soát khi chuyển đổi từ cơ chế hiện hành sang Nghị định 371, đặc biệt trong trường hợp trước đây đã thực hiện thủ tục với cơ quan quản lý được xác định theo Nghị định 152.

Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận có ý nghĩa quan trọng vì các thủ tục sau khi ký hợp đồng, nộp hồ sơ quản lý người lao động, thông báo chấm dứt hợp đồng và báo cáo hằng năm đều được thực hiện với cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền theo quy định.

11. Doanh nghiệp cần làm gì trước ngày 15/11/2026?

Nghị định 371 không chỉ thay đổi một biểu mẫu hoặc một thời hạn hành chính mà thiết lập các nghĩa vụ xuyên suốt quá trình sử dụng người lao động Việt Nam.

Trước khi Nghị định có hiệu lực, các tổ chức, cá nhân nước ngoài nên rà soát ít nhất các nội dung sau:

Xác định Nghị định 371 có áp dụng hay không

Rà soát loại hình pháp lý và giấy phép hoạt động để xác định tổ chức có thuộc phạm vi quy định hay không.

Đặc biệt lưu ý các văn phòng đại diện hoạt động trong lĩnh vực kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học và công nghệ, văn hóa, giáo dục, y tế và tư vấn pháp luật nước ngoài.

Cập nhật quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng nội bộ cần phản ánh yêu cầu về thông báo nhu cầu tuyển dụng và công khai thông tin tuyển dụng trước khi tuyển người lao động.

Cập nhật quy trình tiếp nhận người lao động

Bộ phận HR cần theo dõi thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng lao động để thực hiện thông báo và hỗ trợ người lao động hoàn thiện hồ sơ quản lý.

Theo dõi nghĩa vụ của người lao động trong quá trình làm việc

Đặc biệt, cần theo dõi thời hạn 6 tháng để người lao động hoàn thành chương trình phổ biến chính sách, pháp luật của Nhà nước.

Cập nhật quy trình chấm dứt hợp đồng

Nghĩa vụ thông báo trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng cần được đưa vào quy trình nghỉ việc của người lao động.

Rà soát việc sử dụng lao động cho thuê lại

Nếu tổ chức đang sử dụng lao động cho thuê lại, cần cập nhật các nghĩa vụ thông báo và báo cáo theo Nghị định 371 vào quy trình nội bộ.

Chuẩn bị cho nghĩa vụ báo cáo hằng năm

Dữ liệu về người lao động Việt Nam cần được cập nhật đầy đủ và nhất quán để có thể chuẩn bị báo cáo trước ngày 15/12 hằng năm.

LTS LAW có thể hỗ trợ gì?

LTS LAW hỗ trợ các tổ chức nước ngoài tại Việt Nam trong việc rà soát và tuân thủ các quy định về lao động và việc làm, bao gồm:

• Xác định Nghị định 371 có áp dụng đối với từng loại hình tổ chức nước ngoài hay không;
• Rà soát và cập nhật quy trình tuyển dụng, tiếp nhận và chấm dứt hợp đồng lao động;
• Tư vấn về hợp đồng lao động và hồ sơ quản lý người lao động;
• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục thông báo và báo cáo theo quy định;
• Tư vấn về việc sử dụng dịch vụ cho thuê lại lao động;
• Rà soát tổng thể việc tuân thủ pháp luật lao động tại Việt Nam.

Kết luận

Nghị định 371/2026/NĐ-CP sẽ có hiệu lực từ ngày 15/11/2026, tạo ra một khung quy định mới về tuyển dụng và quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho các tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Các tổ chức đang sử dụng hoặc dự kiến tuyển dụng người lao động Việt Nam nên chủ động rà soát tư cách pháp lý, quy trình tuyển dụng, hồ sơ nhân sự, thủ tục tiếp nhận và chấm dứt hợp đồng trước thời điểm Nghị định có hiệu lực để xác định các nghĩa vụ cụ thể áp dụng cho tổ chức của mình.

Disclaimer

Bài viết này được cung cấp nhằm mục đích thông tin và tham khảo chung, không cấu thành ý kiến hoặc tư vấn pháp lý. Việc áp dụng pháp luật và thủ tục liên quan có thể khác nhau tùy thuộc vào từng loại giấy tờ, hoàn cảnh cụ thể, cũng như quốc gia hoặc vùng lãnh thổ có liên quan.

Để được tư vấn phù hợp với trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ LTS LAW FIRM để được tư vấn và hỗ trợ pháp lý.

LTS LAW FIRM

Floor 6, 520 Cach Mang Thang Tam
Nhieu Loc Ward, Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (+84) 965 000 524
Email: contact@lts.com.vn

Working hours: Monday – Friday, 8 AM – 6 PM VNT