Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam: Hồ sơ, thủ tục mới nhất

Hiện nay, nhu cầu phát triển kinh doanh, mở rộng quy mô hoạt động của các công ty nước ngoài tại Việt Nam ngày càng tăng cao. Đó cũng là lý do mà các văn phòng đại diện tại Việt Nam được thành lập ngày càng nhiều. Tuy nhiên, điều kiện, hồ sơ cũng như thủ tục để thành lập văn phòng đại diện có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam khá phức tạp. Để tối giản các công đoạn cũng như giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam đã ra đời. Cùng LTS LAW tìm hiểu chi tiết hơn về dịch vụ ngay sau đây!

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Tại Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được định nghĩa như sau: “Đây là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.”

Theo đó, có thể hiểu rằng, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, mang nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền để tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại, đại diện cho lợi ích của công ty nước ngoài và bảo vệ những lợi ích đó.

Những nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp các cam kết của Điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia: tìm hiểu thị trường và xúc tiến thương mại. Văn phòng đại diện không được triển khai thực hiện các hoạt động kinh doanh, không thực hiện ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác (ngoại trừ trường hợp nhận được ủy quyền tự trụ sở chính). Công ty nước ngoài sẽ quản lý tất cả những hoạt động của văn phòng đại diện, và sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về hoạt động của văn phòng đại diện.

Những quyền lợi của văn phòng đại diện tại Việt Nam

Văn phòng đại diện tại Việt Nam được thành lập với chức năng khảo sát thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi cho phép của Điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia và theo quy định của pháp luật Việt Nam. Một số quyền lợi của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam đó là:

• Hoạt động đúng với mục đích, phạm vi và thời hạn theo quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. 
• Thuê các trụ sở; thuê và mua các phương tiện, vật dụng cần thiết liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện.
• Được phép tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài làm việc tại văn phòng đại diện nhưng cần tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam.
• Được mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng Việt Nam nhưng chỉ được sử dụng tài khoản này cho hoạt động của văn phòng đại diện.
• Một số quyền khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Ưu điểm khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam được xem là lựa chọn tối ưu và phổ biến của nhiều công ty nước ngoài muốn thâm nhập thị trường Việt Nam. Vậy ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Có nhiều thời gian thăm dò thị trường

Những doanh nghiệp nước ngoài lần đầu bước chân vào Việt Nam đều có mục đích chủ yếu là quảng bá thương hiệu, rà soát, thăm dò thị trường. Khi đó, thành lập văn phòng đại diện chính là phương án giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cũng như đơn giản hóa các loại thủ tục liên quan đến pháp lý.

Thủ tục thành lập đơn giản

So với quy trình thành lập hiện diện thương mại ở Việt Nam bởi các hình thức như: thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, thành lập chi nhánh,… thì mở văn phòng đại diện được xem là hình thức đơn giản nhất.

Thời gian cấp phép thành lập nhanh chóng

Thời gian được cấp Giấy phép thành lập và hoạt động của Văn phòng đại diện tương đối nhanh, trong khoảng 7 ngày làm việc tính từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ tại cơ quan cấp phép.

Tiết kiệm chi phí tối đa

Thành lập văn phòng đại diện Việt Nam sẽ không bị áp thuế vì không phải hoạt động kinh doanh thuần túy. Doanh nghiệp chỉ phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho đội ngũ nhân sự trong văn phòng.

Tạo bước đệm để thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện nước ngoài không được phép hoạt động kinh doanh hay những hoạt động sinh lời khác. Tuy nhiên, đây vẫn là cơ quan thực hiện các chức năng liên lạc, khảo sát thị trường, tạo cơ hội đầu tư kinh doanh,… cho doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. 

Nhờ những hoạt động này, hình ảnh cũng như thương hiệu của doanh nghiệp sẽ dần nổi tiếng trên thị trường. Từ đó, người đứng đầu doanh nghiệp có cơ hội để thành lập doanh nghiệp vốn nước ngoài và hoạt động thương mại chính thức tại thị trường Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, các cá nhân, tổ chức nước ngoài cần phải tuân thủ mọi điều kiện quy định, cụ thể như sau:

• Cá nhân, công ty, tổ chức nước ngoài được phép thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế trong đó có Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia này công nhận.
• Công ty nước ngoài đã có thời gian hoạt động tại nước sở tại ít nhất 1 năm, tính từ ngày thành lập hoặc đăng ký.
• Trường hợp Giấy phép đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định về thời gian hoạt động thì thời hạn này phải còn ít nhất 1 năm kể từ khi nộp hồ sơ tại Việt Nam.
• Tất cả nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các Điều ước quốc tế.
• Trường hợp nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam thì phải được thông qua sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.
• Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện: Không được đồng thời là người đứng đầu chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài hoặc của thương nhân nước ngoài khác; Không được đồng thời là người đại diện pháp luật của cùng thương nhân nước ngoài hoặc thương nhân ngoài khác; Không được đồng thời là người đại diện pháp luật của tổ chức kinh tế thành lập theo pháp luật trong nước. Pháp luật Việt Nam không quy định về điều kiện quốc tịch của người đứng đầu VPĐD nên người được bổ nhiệm là người đứng đầu VPĐD chỉ cần đáp ứng các điều kiện trên.
• Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải đảm bảo về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài nộp một bộ hồ sơ thành lập VPĐD tại Sở công thương nơi VPDD đặt trụ sở. Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam;
• Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc các loại giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài được Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng.
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu cho Văn phòng đại diện tại Việt Nam;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc các loại giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi doanh nghiệp nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận;

• Bản sao CMND/CCCD (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Các tài liệu liên quan đến địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
  • Hợp đồng thuê văn phòng sao y có công chứng;
  • Bản sao công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (trường hợp thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Riêng với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tương đương phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

• Đăng ký mã số thuế tại cục thuế quản lý.
• Đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài.
• Khắc con dấu của Văn phòng đại diện tại Cơ quan công an.
• Tiến hành treo biển hiệu gắn tại trụ sở của Văn phòng đại diện.
• Làm các thủ tục mở tài khoản của Văn phòng đại diện.
• Văn phòng đại diện cần tiến hàng đăng báo viết hoặc báo điện tử được cho phép phát hành tại Việt Nam kể từ khi được cấp Giấy phép hoạt động.
• Văn phòng đại diện phải chính thức đi vào hoạt động và thông báo đến Sở công thương về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký trong vòng 45 ngày.
• Thực hiện Báo cáo hoạt động và gửi đến Sở công thương vào các khoảng thời gian cụ thể như: Định kỳ hằng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 1 năm kế tiếp.
• Thực hiện việc kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân cho Trưởng văn phòng, nhân viên Văn phòng đại diện (nếu có).

Trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam không được cấp giấy phép hoạt động trong những trường hợp sau đây:

• Không đáp ứng một trong những điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Công ty nước ngoài đề nghị được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hay Giấy phép thành lập Chi nhánh trong thời gian 2 năm, tính từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Xuất phát vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia; trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe của cộng đồng.

Những câu hỏi thường gặp?

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện Việt Nam có hiệu lực trong bao lâu?

Trả lời: Theo Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn trong vòng 5 năm nhưng không được vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn).

Văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh không?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài với nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp cũng như bảo vệ những lợi ích đó. Văn phòng đại diện hoàn toàn không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

LTS LAW cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Để mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, cách tốt nhất là các nhà đầu tư nên tham vấn ý kiến của các luật sư chuyên môn, sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam của LTS LAW. Chúng tôi cung cấp đa dạng các dịch vụ liên quan đến việc quy trình thành lập văn phòng đại diện:

• Tư vấn trước khi thành lập về các vấn đề liên quan đến giấy tờ, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
• Hỗ trợ soạn thảo văn bản, hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật.
• Xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Đăng ký cấp con dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu cho Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
• Đăng ký và hoàn thành thủ tục cấp Thông báo liên quan đến mã số thuế cho Văn phòng đại diện.
• Tư vấn đầy đủ các thủ tục sau khi thành lập Văn phòng đại diện.
• Kê khai thủ tục các nhân sự, lao động của Văn phòng đại diện với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội.
• Tư vấn các thủ tục pháp lý cho văn phòng đại diện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên làm việc trực tiếp tại văn phòng đại diện ở Việt Nam.

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về thủ tục cũng như quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Để chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ, hợp lệ, không phải thay đổi hay bổ sung nhiều lần, làm ảnh hưởng đến tiến độ đầu tư, triển khai kinh doanh, các cá nhân/tổ chức nên tìm đến công ty tư vấn chuyên nghiệp. LTS LAW chính là một lựa chọn hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp đang có ý định thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Liên hệ ngay với LTS LAW để được tư vấn chi tiết nhất:

CÔNG TY LUẬT TNHH MTV LTS LAW 

Địa chỉ: Phòng 602, Tầng 6, 520 CMT8, Phường 11, Quận 3, TP. HCM, Việt Nam

Email: contact@lts.com.vn

Hotline: (+84) 902 798 066