Thủ tục cần làm sau khi thành lập Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Sau khi được Sở Công Thương cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau đây tại Việt Nam.

1. Xin cấp con dấu cho Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (“VPĐD”)

• VPĐD khắc dấu mang tên VPĐD theo quy định của pháp luật.
• Cơ quan đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện được quy định tại Điểm m, khoản 2, Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP là Phòng cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an thành phố Hồ Chí Minh (đối với trường hợp VPĐD được thành lập tại TP. Hồ Chí Minh.

2. Đăng ký Mã số thuế của VPĐD

Theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC thì thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế (Mẫu số 01/ ĐK-TCT) (theo Thông tư 95/2016/TT-BTC)
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện (Bản sao có chứng thực)
• Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ (nếu có)

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Cục thuế Tỉnh (Thành phố) nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

3. Kê khai thuế ban đầu cho người nước ngoài

(Dùng cho cá nhân nhận thu nhập trực tiếp tại nước ngoài làm việc tại VPĐD)

Hồ sơ bao gồm:

• Giấy phép thành lập VPĐD (01 bản photo)
• Tờ khai đăng ký thuế (Mẫu số 05/ĐK-TCT) (theo Thông tư 95/2016/TT-BTC)
• Tóm tắt thông tin của người nộp thuế
• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (Mẫu số 02/KK-TNCN) (theo Thông tư 92/2015/TT-BTC)
• Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN) (theo Thông tư 92/2015/TT-BTC) (Nếu có)
• Hộ chiếu hoặc CMND (01 bản photo)
• Thư bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động (01 bản chính và 01 bản dịch Tiếng Việt)

     * Thư bổ nhiệm/hợp đồng lao động phải nêu rõ: ngày được bổ nhiệm/ngày làm việc; lương tại Việt Nam (NET hay GROSS), lương tại nước ngoài (nếu có) và các khoản phụ cấp, trợ cấp khác; các khoản chi phí như nhà ở, đi lại … do cá nhân người nộp thuế chi trả hay do Công ty chi trả.

• Hợp đồng thuê nhà/căn hộ tại Việt Nam (01 bản photo)
• Giấy ủy quyền (Nếu ủy quyền cho người khác kê khai thuế)

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Sở Công Thương

4. Mở tài khoản ngân hàng cho Văn phòng đại diện

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 17 Luật Thương mại 2005 thì VPĐD có quyền “Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện”

5. Nộp thuế Thu nhập cá nhân

• Cá nhân cư trú (có mặt ở Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam)
• Cá nhân không cư trú (khấu trừ thuế TNCN 20% trên tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công tại Việt Nam)
• Đối với loại tờ khai tháng: chậm nhất ngày thứ 20 của tháng tiếp theo của tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng
• Đối với loại tờ khai quý: chậm nhất là ngày thứ 30 của quý tiếp theo của quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
• Khi nộp thuế văn phòng đại diện phải ghi đầy đủ và chính xác thông tin của văn phòng đại diện và cá nhân và nộp vào tài khoản ngân sách nhà nước số 1056137, mở tại Kho bạc nhà nước TP. Hồ Chí Minh, số 37 Nguyễn Huệ, Quận 1. Theo mục lục ngân sách: Chương 557, Tiểu mục 1001 (riêng tiền phạt nộp theo tiểu mục 4268).

6. Báo cáo hoạt động

Tại Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 có quy định:

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.
• Văn phòng đại diện, Chi nhánh có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

Theo Khoản 2 Điều 86 Nghị định 185/2013/NĐ-CP quy định về Hành vi vi phạm về thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

“2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:

a) Không có địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện hoặc cho thuê lại trụ sở văn phòng đại diện hoặc hoạt động không đúng địa chỉ ghi trong giấy phép;

b) Không thực hiện báo cáo định kỳ hoặc báo cáo không trung thực về hoạt động của văn phòng đại diện với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đã cấp giấy phép theo quy định;

c) Không thực hiện báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định;”

Lưu ý: Nếu người lao động là người nước ngoài thì người lao động nước ngoài phải có giấy phép lao động thì mới có thể làm việc tại Việt Nam.

Vui lòng liên hệ với LTS LAW để được tư vấn chi tiết và cụ thể hơn.